En kompetensinventering genomförs i syfte att skapa överblick över den kapacitet som finns inom organisationen. Det är en process som kräver både struktur och förankring, men som kan anpassas efter verksamhetens storlek och behov.
Steg 1: Definiera syftet
Syftet styr omfattningen. Exempel på syften kan vara:
- Kartlägga nuläge inför omställning eller tillväxt
- Uppfylla externa krav (t.ex. upphandling, certifiering, CSRD)
- Identifiera behov av utbildning, rekrytering eller omfördelning
- Förbereda för pensionsavgångar eller förändrad efterfrågan
Utan tydligt syfte blir inventeringen lätt en sammanställning utan riktning.
Steg 2: Avgränsa vad som ska mätas
Inventeringen bör fokusera på relevanta kompetensområden, exempelvis:
- Formell utbildning
- System- eller teknikvana
- Branschspecifik kunskap
- Kommunikations- eller ledarförmåga
- Språk eller internationell erfarenhet
Här bör organisationen bestämma vad som är “kritisk kompetens” utifrån sin strategi.
Steg 3: Välj metod
Vanliga metoder inkluderar:
- Enkäter eller digitala självskattningar
- Strukturerade samtal med chef eller HR
- Mallar för rollbeskrivningar kopplade till kompetens
- Översikt via befintliga system (LMS, HRM, CV-databaser)
Flera metoder kan kombineras beroende på omfattning och mål.
Steg 4: Samla och strukturera informationen
Den insamlade datan behöver kunna hanteras:
- Sammanställ i tabell- eller matrisformat
- Koppla information till individ, roll eller team
- Skilj på tillgänglig kompetens och faktisk användning
- Markera kritiska gap eller sårbarheter
Visualisering i kartor eller kompetensprofiler ökar läsbarhet och användbarhet.
Steg 5: Analysera resultatet
Identifiera:
- Överflöd eller brist inom specifika områden
- Kompetenser som är ojämnt fördelade
- Risker kopplat till nyckelpersoner
- Möjligheter till intern rörlighet eller utbildning
Analysen ska ge vägledning – inte bara visa läget.
Steg 6: Återkoppla och aktivera
Resultatet bör delas med relevanta chefer, funktioner eller hela organisationen, beroende på omfattning. Det är först i aktivering som inventeringen skapar värde:
- Prioritera kompetensinsatser
- Uppdatera rollbeskrivningar
- Informera beslutsunderlag för rekrytering eller omställning
Verktyg för att samla, strukturera och aktivera
Beroende på hur behovet ser ut kan Erigos plattform fungera som ett stöd i genomförandet. Genom enkätverktyget går det att samla in kompetensdata från anställda eller grupper, och sammanställa den i strukturerad form.
Informationen lagras som statistik i plattformen och kan kopplas till utvecklingsinsatser över tid. Det möjliggör både riktad kompetensutveckling och uppföljning, direkt i systemet.
När insamlingen blir en integrerad del av det digitala arbetssättet frigörs tid, samtidigt som kvaliteten i beslutsunderlaget ökar.
Relaterad läsning
Vad är en kompetensinventering – och varför genomförs den?
Från inventering till strategi – så bygger du vidare Exempel på mallar och strukturer
