När du vet varför en kompetensinventering genomförs (se Vad är en kompetensinventering – och varför genomförs den?) är nästa steg att förstå hur den kan struktureras praktiskt. Här får du konkreta exempel på mallar, frågeområden och strukturer som hjälper dig att samla in, analysera och visualisera kompetensdata på ett systematiskt sätt.
1. Grundläggande kompetensmatris
En kompetensmatris är ett enkelt men kraftfullt verktyg som ger översikt över vilka kompetenser som finns i organisationen – och på vilken nivå.
| Medarbetare | Kompetens A | Kompetens B | Kompetens C |
|---|---|---|---|
| Anställd x | Avancerad | Medel | Grund |
| Anställd y | Medel | Avancerad | Medel |
| Anställd z | Grund | Grund | Avancerad |
Tips:
- Definiera nivåer (t.ex. Grund, Medel, Avancerad) tydligt innan inventeringen.
- Låt medarbetare självskatta, men komplettera med chefsbedömning vid behov.
2. Mall för inventeringsenkät
En bra enkät fångar både tekniska färdigheter och mjuka kompetenser.
Exempel på frågeområden:
- Vilka system och verktyg behärskar du?
- Vilka arbetsuppgifter upplever du som mest utvecklande?
- Vilken kompetens vill du utveckla de närmaste 12 månaderna?
- Har du intresse av att dela kunskap (t.ex. som mentor)?
Tips:
- Använd digitala enkätverktyg för att förenkla insamling och sammanställning.
- Håll enkäten kort, max 10–12 frågor.
- Kommunicera tydligt syftet med inventeringen och hur data kommer att användas, så att medarbetarna känner trygghet.
3. Säkerställ datakvalitet
För att få tillförlitliga resultat är det viktigt att:
- Definiera kompetenser tydligt innan inventeringen.
- Erbjuda stödmaterial eller exempel så att självskattningen blir jämförbar.
- Kombinera självskattning med andra källor, exempelvis chefers bedömning eller dokumenterad prestation.
Vikten av tydlig kommunikation
När en kompetensinventering genomförs är kommunikationen en bärande del. Det behöver vara tydligt för alla medarbetare att inventeringen inte handlar om att bedöma individer, utan om att stärka teamets samlade kompetens i linje med företagets strategiska mål.
Genom att vara transparenta med syftet skapas trygghet och förståelse. Inventeringen visar var organisationen kan satsa på kompetensutveckling, vilket bidrar till både verksamhetens framgång och medarbetarnas långsiktiga välmående.
4. Struktur för kompetensområden
Det är viktigt att definiera vilka kompetenser som ska kartläggas.
Exempel på områden:
- Teknisk kompetens (verktyg, system, processer)
- Affärskompetens (kundförståelse, marknadsinsikter)
- Ledarskap och samarbete
- Problemlösning och innovation
- Kommunikation och relationsbyggande
Tips:
Utgå från era strategiska mål, inte bara befintliga roller.
5. Visualisering och sammanställning
När data är insamlad kan du sammanställa den i:
- Översiktliga dashboards (ex. i Excel, Power BI eller Erigos plattform)
- Rapporter som visar styrkor, svagheter och utvecklingsmöjligheter per team
- Kompetenskartor som synliggör var i organisationen särskilda resurser finns
Exempel: Så agerar du utifrån en kompetensinventering
Tänk dig en organisation där det strategiska målet är att stärka innovationsförmågan. Efter genomförd kompetensinventering ser teamet följande mönster:
- Starka tekniska färdigheter, men låg självskattning på områden som kreativ problemlösning och tvärfunktionellt samarbete.
- Flera medarbetare uttrycker önskemål om att utveckla nya arbetssätt och metoder.
Så här kan organisationen agera:
- Prioritera interna workshops och utbildningar som stärker innovationskapacitet.
- Utse innovationsambassadörer, personer med högt intresse och potential, som kan driva kunskapsöverföring.
- Justera rekryteringsstrategin för att komplettera befintliga kompetenser med nya perspektiv.
- Sätta upp mätpunkter för att följa upp hur innovationsförmågan utvecklas över tid.
Inventeringen fungerar alltså som en karta, det visar var kraften kan riktas för att nå målen.
Notis: Erigos stöd för kompetensinventering
Utöver plattformens grundfunktioner erbjuder Erigo stöd för organisationer som vill arbeta mer strukturerat med kompetensinventering. Vi kan hjälpa till att sätta upp hela processen direkt i systemet, från färdiga frågebanker och digitala enkäter till visualiseringar som visar vägen framåt.
Detta stöd aktiveras på begäran och är särskilt utformat för organisationer som vill arbeta strategiskt och datadrivet med kompetensutveckling.
Vill du få en helhetsbild? Läs gärna också:
